Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Phase der E-Rechnungspflicht in Kraft – und sie betrifft nahezu alle Handwerksbetriebe. Was bislang eher freiwillig war, wird nun schrittweise zur gesetzlichen Vorgabe. Wer künftig Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen oder Behörden pflegt, muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen – und später auch auszustellen. In diesem Beitrag erfahren Sie, was auf Sie zukommt und wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten können.

Was bedeutet E-Rechnungspflicht konkret?

Ab 2025 gilt: Alle Unternehmen in Deutschland, auch kleine Handwerksbetriebe, müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen können. Klassische PDF-Dateien oder Papierrechnungen genügen künftig nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Stattdessen muss eine echte elektronische Rechnung verwendet werden – also z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Diese Rechnungen bestehen aus strukturierten XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Das erleichtert nicht nur die Buchhaltung, sondern ermöglicht eine vollständig digitale Rechnungsabwicklung ohne Medienbrüche. Die E-Rechnung wird so zum Bestandteil der Digitalisierung im Handwerk.

Wie ist der Zeitplan zur Umsetzung?

Die Einführung erfolgt in mehreren Stufen:

• Ab 1. Januar 2025: Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich.
• Ab 2026: Große Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2027/2028: Auch kleinere Betriebe, einschließlich der meisten Handwerksunternehmen, werden zur aktiven Ausstellung verpflichtet.

Wenn Sie schon heute regelmäßig Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber stellen, lohnt es sich, jetzt aktiv zu werden und ein geeignetes System zur E-Rechnung einzuführen.

Welche Lösungen gibt es für Handwerksbetriebe?

Viele Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme bieten mittlerweile E-Rechnungsfunktionen an. Wichtig ist, dass das System den gesetzlichen Formaten entspricht und eine einfache Integration in Ihre bestehenden Abläufe ermöglicht. Das ELSTER-Portal stellt zudem ein kostenloses Prüf-Tool für XRechnungen bereit.

Bei der Umstellung sollten Sie auch Ihre Mitarbeitenden einbeziehen und interne Prozesse überarbeiten. Denken Sie daran: Wer frühzeitig handelt, vermeidet unnötigen Aufwand und sichert sich Vorteile in der Zusammenarbeit mit Auftraggebern.

Jetzt aktiv werden

Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsthema mehr, sondern Realität ab 2025. Nutzen Sie die Zeit, um sich vorzubereiten und digitale Abläufe im Unternehmen zu etablieren. So erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern sparen langfristig Zeit und Kosten.

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