Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland schrittweise umgesetzt – und betrifft auch Handwerksbetriebe. Wer dann keine elektronischen Rechnungen empfangen kann, riskiert mehr als nur organisatorische Probleme. Es drohen Verzögerungen im Geschäftsablauf, Konflikte mit Auftraggebern und sogar finanzielle Nachteile. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Sie jetzt handeln sollten und wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten können.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Regelung ist keine einfache PDF-Datei, sondern ein strukturierter Datensatz – in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate lassen sich digital verarbeiten, ohne dass sie ausgedruckt oder manuell abgetippt werden müssen.

Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, solche Rechnungen elektronisch zu empfangen. Ab 2026 wird das Ausstellen für viele verpflichtend – ab 2027/2028 voraussichtlich für alle Unternehmen, auch für kleinere Handwerksbetriebe.

Welche Folgen hat es, wenn Sie keine E-Rechnungen empfangen können?

Wenn Sie bis Anfang 2025 keine geeignete Lösung zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen eingerichtet haben, kann das gleich mehrere Probleme verursachen:

• Zahlungsverzögerungen: Sie können eingehende Rechnungen nicht korrekt verarbeiten, was zu verspäteten Zahlungen oder Mahnungen führt.
• Vertragsprobleme: Öffentliche Auftraggeber und viele Geschäftspartner dürfen nur noch E-Rechnungen verschicken – wer sie nicht empfangen kann, wird ggf. nicht mehr berücksichtigt.
• Verwaltungsmehraufwand: Ohne digitale Prozesse steigt der manuelle Aufwand bei der Prüfung, Ablage und Weiterverarbeitung deutlich.
• Wettbewerbsnachteile: Moderne Betriebe, die effizient arbeiten, sind im Vorteil – auch bei der Kundenwahrnehmung.

Wie können Sie sich vorbereiten?

Es gibt zahlreiche einfache und kostengünstige Möglichkeiten, die Anforderungen zu erfüllen. Viele Buchhaltungsprogramme und digitale Rechnungsplattformen unterstützen bereits heute E-Rechnungsformate. Auch das ELSTER-Portal bietet ein kostenloses Tool zur Prüfung und Anzeige von XRechnungen.

Wichtig ist, dass Sie nicht erst Ende 2024 reagieren. Planen Sie frühzeitig die Umstellung auf E-Rechnungen und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend. So sichern Sie einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Fazit: Jetzt aktiv werden lohnt sich

Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr – sie wird bald zum Standard. Wer nicht vorbereitet ist, läuft Gefahr, Aufträge zu verlieren oder Zahlungen zu verzögern. Nutzen Sie jetzt die Gelegenheit zur Umstellung und machen Sie Ihren Betrieb fit für den digitalen Geschäftsverkehr.

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