Ob Rechnungen, Lieferscheine oder Baupläne – im Handwerk fallen täglich zahlreiche Dokumente an. Wer diese nicht ordnungsgemäß archiviert, riskiert im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere Behörden empfindliche Strafen. Doch welche Aufbewahrungsfristen gelten eigentlich für welche Unterlagen? Und wie gelingt die Dokumentation so, dass sie jederzeit rechtssicher ist?

Warum Aufbewahrungsfristen so wichtig sind

Die gesetzlichen Vorgaben dienen vor allem dazu, steuerliche und rechtliche Sachverhalte auch Jahre später noch nachvollziehen zu können. Eine ordentliche Dokumentation schützt Ihr Unternehmen bei Unstimmigkeiten mit Kunden, Lieferanten oder Behörden – und spart im Ernstfall viel Zeit und Nerven.

Welche Fristen gelten im Handwerk?

Für die meisten geschäftlichen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Dazu zählen unter anderem:

• Rechnungen und Gutschriften
• Buchungsbelege wie Quittungen oder Kontoauszüge
• Jahresabschlüsse und Inventare

Andere Unterlagen müssen „nur“ sechs Jahre lang aufbewahrt werden, darunter:

• Geschäftsbriefe und E-Mails mit geschäftlichem Inhalt
• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Verträge, soweit sie nicht länger relevant sind

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde.

Digital oder Papier? Beides ist erlaubt

Grundsätzlich dürfen Unterlagen in digitaler Form aufbewahrt werden, sofern die Unveränderbarkeit gewährleistet ist. Ein einfaches Abfotografieren mit dem Smartphone reicht nicht aus – es müssen GoBD-konforme Archivierungssysteme genutzt werden. Viele Handwerksbetriebe setzen hier bereits auf digitale Dokumentenverwaltung, um Platz zu sparen und schneller auf Daten zugreifen zu können.

Tipps für eine rechtssichere Archivierung

1. Erstellen Sie einen Aufbewahrungsplan, der alle Dokumententypen mit den jeweiligen Fristen auflistet.
2. Nutzen Sie eine eindeutige Ablagestruktur mit klaren Dateinamen.
3. Führen Sie regelmäßige Backups durch, um Datenverlust zu vermeiden.
4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den relevanten Vorschriften.

Fazit

Mit einem klaren System und dem richtigen digitalen Werkzeug ist die rechtssichere Dokumentation im Handwerk keine große Herausforderung. Sie schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen auch nach Jahren noch schnell auffindbar sind.

Weitere praxisnahe Tipps zu Organisation, Digitalisierung und rechtlichen Pflichten im Handwerk finden Sie auf handwerk-begeistert.info und auf unseren Social Media Kanälen. Schauen Sie vorbei und bleiben Sie bestens informiert.